6 Eigenschaften, die eine gute Rezeptionistin haben sollte


8. Mai 2015 in von Michael Gottron
Virtuelle Rezeptionistin

Mit Aufgaben, die von eingehenden Anrufen möglicher Kunden bis hin zum Verbinden verschiedener Abteilungen innerhalb eines Unternehmens geht, wird eine Rezeptionistin zum zentralen Nervensystem des Geschäfts.

Deswegen ist es entscheidend, dafür die richtige Person zu haben.

Die Arbeitswelt ist übersät mit Rezeptionistinnen die behaupten, die beste Arbeitsethik zu haben. Ihre Erfahrung befähigt sie dazu, mit jeglichem Arbeitsumfeld klarzukommen wenn man sie unter Vertrag nimmt.

Davon abgesehen, sind auch ihre Kommunikationsfähigkeiten beeindruckend, was sie zum besten Kandidaten für die offene Stelle macht. Diese Behauptungen können natürlich noch mit professionellen Unterlagen unterstützt werden.

Hierbei geht es noch um mehr.

In erster Linie sollte die ausgewählte Rezeptionistin folgende Qualitäten mitbringen.

Außergewöhnliches Zuhören

Ihre Rezeptionistin ist Ihr primäres Geschäftsohr. Zuhörend und Information aufnehmend, Anweisungen und Daten weitergebend zu den entsprechenden Abteilungen sowie alle betroffenen Parteien auf dem Laufenden haltend.

Dafür muss ihre Rezeptionistin außergewöhnliche Fähigkeiten im Zuhören besitzen.

Jeder kann zuhören, aber nicht jeder kann mit Sorgfalt zuhören. Darüber hinaus filtern und bis hin zum Sortieren der kleinsten Details um diese an die entsprechende Partei weiterzuleiten. Dafür ist dann natürlich das sprachliche Geschick gefordert, um die erhaltene Information in verständlicher Form, schriftlich oder mündlich weitergeben zu können. Gute Deutschkenntnisse und eine weiter Fremdsprache (am besten englisch) sind hierfür eine gute Voraussetzung.

Diese Eigenschaft tritt nur bei Leuten auf, die clever sind und es schaffen, Information in welcher Form auch immer sie ankommt, aufzunehmen.

Nur gut zu sein ist heutzutage nicht genug, um die Herausforderungen zu meistern, die eine Rezeptionistin täglich bewältigen muss.

Technologisches Verständnis

Auch wenn die Fähigkeit des Zuhörens noch so groß ist, bringt dies nichts, wenn die Rezeptionistin nicht weiß wie sie die Nachricht mit Hilfe moderner Technik übermitteln soll. Insofern muss Ihre Rezeptionistin nicht nur eine außergewöhnliche Zuhörerin sein, sondern auch bei der Technik immer auf dem neusten Stand sein.

Mit der Geschwindigkeit, mit der sich heutzutage die Technik in Büros verändert, ist es wirklich ein absolutes Muss für eine Rezeptionistin, zu wissen, wie sie mit eine Reihe von technischen Arbeitsgeräten und Bürosystemen umzugehen hat.

Telefone zum Beispiel bieten heutzutage mehr als eine Leitung und sie verfügen über eine Anzahl von Funktionen.

Kurz gesagt, Computerkenntnisse sind entscheidend, besonders bei Textverarbeitung und E-Mail Kommunikation. Das bedeutet, dass man zumindest mit den Office-Programmen und bis zu einem gewissen Punkt auch mit Datenbanken umgehen können sollte.

Für Unternehmer sollte die Rezeptionistin im Bereich industriespezifischer Software oder notwendiger Apps auf dem neusten Stand sein, um das tägliche Geschäft abwickeln zu können.

Hierfür möchten wir auch noch auf unsere Blogbeiträge zu empfohlenen Apps hinweisen:

Apps für Selbstständige20 Top Business Apps für Selbstständige und Unternehmer

Design Apps Die 7 besten Design Apps zur Contenterstellung für Social Media

Apps für Anwälte:   Die 20 besten Apps für Juristen und Anwälte

 

Organisationstalent

Die Rezeptionistin ist also nun eine außergewöhnliche Zuhörerin und ein Technikfan. Diese beiden Fähigkeiten bringen aber eine Menge Information mit sich. Um diese verarbeiten zu können, benötigt man besondere organisatorische Fähigkeiten.

Ihre Rezeptionistin soll Ihnen und jedermanns Arbeitsleben vereinfachen.  Wenn Sie Zugang zu Dokumenten, Dateien oder Kontaktnummern benötigen, muss sie Ihnen diese sofort geben können.

Bei der Arbeit einer Rezeptionistin ist es notwendig, unabhängig arbeiten zu können.

Man muss immer in vorderster Reihe des Kommunikationsflusses innerhalb der Firma stehen und dies ohne direkte Kontrolle vollbringen können.

Da der Job mittlerweile zum Synonym des Multitaskings geworden ist,muss die Rezeptionistin priorisieren können. Sie muss ihr Talent nutzen, um zu entscheiden, was als erstes geschehen muss. Der Informationsfluss sowie das Aufkommen an Nachrichten zur „Unterhaltung“ ist schlicht unsinnig.

Deswegen muss sie ein Meister der Büroorganisation sein.

 

Zuverlässigkeit als sehr wichtige Eigenschaft einer Rezeptionistin

Wir haben nun einige Fähigkeiten überprüft, die eine Rezeptionistin haben soll die Sie unter Vertrag nehmen wollen.

Bis jetzt muss sie eine außergewöhnliche Gabe des Zuhörens haben, im Bereich der Bürotechnologie auf dem letzten Stand sein und sie muss gut organisiert sein.

Wir sind aber noch nicht fertig.

Alle oben genannten Kompetenzen sind nutzlos, wenn der Rezeptionistin die wichtigste Eigenschaft fehlt:  Zuverlässigkeit

Alls die erste Verteidigungslinie ihres Geschäfts gegen externe Kräfte, muss das Telefon zu normalen Geschäftszeiten (oder, abhängig von Ihrer Vereinbarung, immer) beantwortet werden. Wenn es ihr an Zuverlässigkeit mangelt, werden die Kunden ein mehrfach klingelndes Telefon sicherlich nicht wünschenswert finden.

Es wird von ihr auch erwartet, dass sie immer pünktlich an ihrem Platz ist um fragenden Personen die richtigen Antworten geben zu können.

Sie muss zuverlässig darin sein, bei Nachfrage die richtige Information geben zu können. Nicht die richtige Person an diese Stelle zu setzen ist sicherlich tragisch.

Flexibel sollte sie sein  und Kreativität mitbringen

Weitere wichtige Eigenschaften einer Rezeptionistin sind die Flexibilität und Kreativität. Dadurch, dass man als Rezeptionistin mit den verschiedensten Themen, Menschen und Aufgaben konfrontiert wird, ist ein gewisses Maß an Kreativität sicherlich sehr hilfreich. Mit diesen Eigenschaften findet man dann sicherlich schnell eine Lösung aus neuen oder unerwarteten Situationen.

Rezeptionistinnen repräsentieren, wie Sie mit Ihren Kunden Geschäfte machen. Suchen Sie sich deswegen eine zuverlässigen Sekretariatsservice aus, der Ihnen zeitliche Flexibilität bietet und Zuverlässigkeit mitbringt.

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