8 Tipps für eine effizientere Büroorganisation
Im stressigen Büroalltag kann es schnell passieren, dass man etwas vergisst oder übersieht. Dies passiert insbesondere dann, wenn mal wieder alles für gestern gemacht werden muss, zu viel auf dem Tisch liegt und nicht genug Zeit ist um alles abzuarbeiten.
Genau deswegen ist es wichtig sich seinen Arbeitstag gut zu strukturieren und einzuteilen. Hier geben wir Ihnen nun ein paar Tipps für eine bessere Büroorganisation.
Wie wird Büroorganisation definiert?
Als Büroorganisation bezeichnet man die Organisation oder Strukturierung aller anfallenden Aufgaben in einem Büro. Je mehr Mitarbeiter auf die gleichen Dokumente zugreifen müssen, desto wichtiger wird es, das Wiederfinden von Dokumenten oder das Einrichten von Ordnern zu vereinfachen.
Aber auch für Personen die alleine arbeiten ist es notwendig, alles möglichst strukturiert zu sortieren um es dann je nach Bedarf schnell wiederfinden zu können. Heutzutage gibt es dafür die Möglichkeit, dies auf digitale Art und Weise zu tun.
So hat man nicht nur die Möglichkeit Dokumente per Suchfunktion zu finden, man kann sie auch mit beliebig vielen Personen teilen und von überall darauf zugreifen.
Aber auch darüber hinaus gibt es wichtige Regeln, durch die man sich seinen Büroalltag besser organisieren kann um somit möglichen Stress vermeiden zu können:
1. Single Tasking
Man hört so oft den Begriff Multitasking, bringt nur Durcheinander. Besser man konzentriert sich nur auf eine Sache, macht diese aber gut und beendet sie dann auch. Daher hier der Tipp: Alle anfallenden Aufgaben hintereinander erledigen.
2. Aufgaben wirklich zu Ende bringen
Der Stress im Büro entsteht oft dadurch, dass Vieles angefangen aber nicht zu Ende gebracht wird. Aufgaben richtig zu Ende bringen sorgt für ein gutes Gefühl und schafft es Stress abzubauen. Somit kann man sich dann voller Elan der nächsten Aufgabe widmen.
Apps die es einem erlauben, seine Aufgaben digital zu erstellen, zu planen und abzuarbeiten sind:
– Ticktick
– Any.do
3. Eine „To Do Liste“ erstellen
Wer kennt das nicht, man erstellt sich eine Liste nach der anderen, schafft es aber nicht alle Listen abzuarbeiten. Unfertige Listen sind ja eher frustrierend. Deswegen, möglichst Listen erstellen, die nicht zu lang sind bzw. die in einem überschaubaren Zeitraum bearbeitet werden können. Man kann auch Aufgaben die kurz sind entweder ganz herauslassen, oder mal eben schnell abarbeiten damit die zumindest schon einmal erledigt sind.
4. Gewisse Aufgaben einfach abhaken
Es gibt Punkte auf einer To-Do Liste die immer wieder neu erfasst werden, da sie in der letzten Liste nicht abgearbeitet wurden. Manchmal ist es hilfreich, sich einzugestehen, dass gewisse Dinge dann doch nicht wichtig genug sind, um überhaupt auf einer Liste zu stehen bzw. dass man sie vielleicht einfach ignorieren sollte. Ist natürlich nicht immer machbar, aber da kann man sich auch bestimmt auf seine Intuition verlassen.
5. Arbeitsaufwand bewerten
Hierfür benötigt man sicherlich keine Software. Die Frage wie lange man nach einem empfohlenen Plugin suchen soll bei dem man nicht weiß ob man es dann auch wirklich benötigt?! Es gibt Dinge die man einfach logisch entscheiden kann. Man sollte sich die Frage des Zeitaufwands aber auch regelmäßig stellen, um herauszufinden ob man seine Zeit auch für die richtigen Dinge investiert.
6. Weniger ablenken lassen
Ablenkungen gibt es im Büro in Mengen. Dies können Kollegen sein die kurz vorbei kommen und einen etwas fragen, die Beantwortung von E-Mails die man eben mal schnell machen möchte oder mal wieder ein Telefonanruf den man entgegennimmt. All das führt dazu, dass man aus seiner Konzentration gerissen wird und natürlich viel länger braucht um seine Aufgaben abzuarbeiten.
Wie kann man dies verbessern? Ganz einfach den automatischen E-Mail Empfang ausschalten und das Telefon umleiten. Dafür gibt heutzutage virtuelle Anbieter wie Cloudsecretary, die in ihrem Namen ans Telefon gehen und ihnen die Zusammenfassung des Anrufs per Mail zuschicken.
7. An weniger Meetings teilnehmen
Gerade in großen Firmen gibt es so oft Meetings an denen man teilnehmen sollte, auch wenn man dort nicht wirklich etwas beizutragen hat. Vielleicht kann man auch manchmal nein sagen, um seine Zeit effektiver zu nutzen anstatt nur das Meeting abzusitzen. Ist ja sowieso oft so, dass Teilnehmer dort ihre Zeit absitzen und auf ihren elektronischen Geräten rumspielen. Kurze informelle Meetings zu einem Thema sind anstelle dessen sicherlich effektiver.
8. Effiziente Büroorganisation bis zum Ende des Arbeitstages
Wenn man morgens an einen aufgeräumten Schreibtisch kommen möchte um den Tag strukturiert starten zu können ist es empfehlenswert, den Schreibtisch abends kurz aufzuräumen. Papiere dort hinlegen wo man sie schnell findet und vielleicht schon kurz den nächsten Tag durchgehen, damit man für den nächsten Tag vorbereitet ist.
Am besten immer nur Unterlagen zu aktuellen Projekten auf dem Tisch liegen haben, alles andere gut in die Ablage sortieren, so dass man es auch bei Bedarf schnell wiederfindet.
So kann man den nächsten Tag gut organisiert starten und hat nicht gleich Überraschungen die dann zu Hektik und Stress führen.
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