Kostengünstige Organisation einer Anwaltskanzlei mit virtuellen Dienstleistern


15. September 2017 in von Michael Gottron

Gerade am Beginn einer Selbständigkeit als Anwalt sind die Kosten für Personal mit einem eigenem Sekretariat oft der Grund, warum es gar nicht erst zu einer Gründung einer eigenen Anwaltskanzlei kommt oder die finanziellen Probleme vorprogrammiert sind.

Durch externe Anbieter von virtuellen Serviceleistungen  gibt es aber eine perfekte und kostengünstige Alternative, die keinesfalls auf Kosten von Leistung und Vertraulichkeit geht. Dabei werden alle Aufgaben extern erfüllt, die für die Organisation einer Anwaltskanzlei anfallen.

Vielfältige Aufgaben zur erfolgreichen Organisation einer Kanzlei

Ein externer Sekretariatsservice bietet alle Leistungen eines vollwertigen eigenen Sekretariats mit Telefonservice und Terminverwaltung, Erinnerung an Aufgaben, Buchung bis hin zur Organisation von Dienstreisen.

Mit einem virtuellen Online Service werden somit die Dienste eines Sekretariats vor Ort effizient und günstig ersetzt. Die Online-Sekretärin als externe Mitarbeiterin nimmt dabei zunächst die Anrufe Ihrer Mandanten entgegen. Damit haben Sie bereits die Garantie, dass Ihre Mandanten zufrieden sind, weil sie immer sofort jemanden erreichen. Zugleich können Sie entscheiden, wann es ihnen passt, den Anruf persönlich zu beantworten.

Die Online Sekretärin wirkt quasi wie ein Filter, der Ihnen erst einmal Luft verschafft, ohne dass Ihre Mandanten sich nicht gut betreut fühlen. Sie bleiben natürlich während der ganzen Zeit Herr des Verfahrens. Sie können dem Dienstleister im Vorfeld klare Vorgaben machen, wie mit den Anrufen Ihrer Mandanten zu verfahren ist. Dafür haben Sie Ihren eigenen Onlinezugang bei dem Sie genau definieren können, wie mit Ihren Anrufen umgegangen werden soll.

Gleichzeitig gewinnen Sie ein größeres Zeitfenster, weil Sie ihre Termine für die Anwaltskanzlei dadurch besser planen können. Rückrufe können Sie durchführen wann es Ihnen am besten passt. Sie müssen auch weniger Zeit für administrative Dinge aufbringen.

Sparpotential Personal und Logistik

Mit der Beauftragung eines virtuellen Sekretariats sparen Sie aber nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch bares Geld. Weil Sie kein eigenes Sekretariat vor Ort in Ihrer Anwaltskanzlei vorhalten müssen, haben Sie entsprechend auch nicht den Zwang, extra eine Kanzlei mit mehreren Räumen anmieten zu müssen. Im Prinzip können Sie also auch von Zuhause aus arbeiten. Sie müssen also kein teures Personal einstellen, sondern können darauf verzichten. Der Service ist also erheblich günstiger, als eine reale Sekretärin einzustellen und Räume für eine Kanzlei anzumieten.

Trotzdem müssen Sie nicht auf eine vollwertige Organisation Ihrer Kanzlei verzichten. Der Online-Service übernimmt für Sie selbstständig die Terminverwaltung und kann auch Sonderaufgaben, wie die Übersetzung von Dokumenten veranlassen. Sie müssen Gerichtstermine und Fristen im Blick behalten. Auch diese Erinnerungen können Sie online erhalten. Ein effizienter Terminkalender ist wichtig, wenn eine Anwaltskanzlei erfolgreich organisiert werden soll.

Diskretion in Ihrem Namen

Vom Ablauf her erfährt der Mandant nicht, dass er bei einem virtuellen Serviceanbieter anstelle Ihrer Anwaltskanzlei gelandet ist. Am Telefon meldet sich die Sekretärin in Ihrem Namen.

Nach dem Mandanten-Kontakt werden Ihnen alle Kontaktdaten per SMS oder Email übermittelt. Somit können Sie nach Ihrer Entscheidung und Planung als Anwaltskanzlei zurückrufen. Sollten Sie trotzdem zu einem Termin ein Mandanten-Treffen vor Ort in einem Büroraum planen, kann auch dieser Raum vom Online Service für Sie ausgesucht und angemietet werden. Ein virtueller Sekretariatsservice übernimmt für Sie im Prinzip also alle Verwaltungs- und Organisationsaufgaben, die Ihr stationäres Sekretariat mit eigener Sekretärin ebenfalls übernehmen würde. Allerdings sind Sie mit dem Online-Service flexibler und haben geringere Kosten.

Wenn die Struktur der Anwaltskanzlei steht

Wenn Sie nun die administrativen Aufgaben Ihrer Kanzlei organisiert haben bzw. sich dafür einen passenden online Dienstleister gesucht haben, können Sie sich voll und ganz Ihrer juristischen Tätigkeit widmen.

Da aber die Mandanten leider nur selten von selbst kommen, müssen Sie sich natürlich gerade am Anfang Gedanken darüber machen, wie Sie Ihre Außendarstellung sowie Ihr Marketing betreiben.

Wie möchten Sie sich darstellen, wie soll Ihre Webseite aussehen? Für den Aufbau Ihrer Webseite geben wir Ihnen hier mehr Tipps.

Start im Online Marketing

Nun stellt sich also noch die große Frage, wie Sie potentielle Mandanten auf sich aufmerksam machen können. Natürlich ist die beste Propaganda immer noch die Mund zu Mund Propaganda. Dies ist aber leider am Anfang schwierig. Insofern ist heutzutage das Online Marketing sicherlich eine gute Alternative.

Wie viel Budget man bereit ist dafür aufzuwenden muss man sich selbst überlegen bzw. wie viel man bereit ist, pro neuen Mandanten zu bezahlen.

Die Alternativen im Online Marketing sind auf der einen Seite sicherlich Google Adwords. Auf der anderen Seite sollte man auch die verschiedenen Anwaltsportale in Betracht ziehen. Bei diesen kann man sich als Anwalt mit seinen Spezialgebieten gut präsentieren.

Zum Thema Online Marketing finden Sie hier ausführlichere Information mit einer Auflistung verschiedener Anwaltsportale.

Fazit

Es gibt heutzutage viele Möglichkeiten, eine Anwaltskanzlei mit niedrigem Budget zu starten. Zahlreiche Online Anbieter bieten dafür kostengünstige Dienstleistungen an.

Wenn jetzt Ihr Interesse geweckt worden ist, eine Anwaltskanzlei mit Hilfe der innovativen und vertrauenswürdigen Dienstleistung eines virtuelles Services neu aufzustellen, finden Sie hier weitere Information.

Photo: unsplash.com, Tim Gouw

 

 

 

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