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Cloudsecretary Online-Sekretariat für Telefon- und Büroservices

Services unseres Online-Sekretariats

Häufig gestellte Fragen


Wir beantworten Sie häufig gestellte Fragen unten. Sollten Sie trotzdem noch Fragen haben, können Sie uns gerne auch unter folgender Rufnummer kontaktieren oder uns einfach eine Email senden.



1. Wie funktioniert der Telefon- und Büroservice?

Wenn Sie den Telefonservice und Büroservice von Cloudsecretary unter Vertrag nehmen haben Sie die Möglichkeit, diesen ständig oder nur bei Bedarf zu nutzen. Wenn Sie diesen ständig nutzen dürfen Sie nicht vergessen, dass unsere Servicezeiten von Montag bis Freitag von 8 – 18 Uhr gehen. Ansonsten haben Sie innerhalb dieses Zeitfensters immer die Möglichkeit Ihre Anrufe zu uns umzuleiten. Dies können Sie entweder an Ihrem Handy oder direkt an Ihrer Telefonanlage aktivieren bzw. einstellen.

Darüber hinaus haben Sie die Wahl zwischen einer direkten oder indirekten Rufumleitung. Als direkte Rufumleitung bezeichnet man, wenn die Anrufe direkt zu uns durchgestellt werden. Eine indirekte Rufumleitung ist, wenn der Anruf zuerst bei Ihnen klingelt und dann nach mehrmaligem Klingeln zu uns weitergeleitet wird.

Wenn die Anrufe dann bei uns ankommen, gehen unsere Sekretärinnen freundlich und kompetent in Ihrem Namen ans Telefon. Die Art und Weise wie wir ans Telefon gehen bestimmen Sie, da Sie über Ihr eigenes Onlineportal alle Anweisungen festlegen können:

  • Wir nehmen Anrufe in Ihrem Namen entgegen
  • Geben Information zu Standardfragen, die Sie vorher definieren
  • Wir vereinbaren Termine für Sie

Darüber hinaus können wir Ihnen auch Anrufe weiterleiten. Sie definieren welche Art von Anrufe weitergeleitet werden sollen und an wen wir diese Anrufe weiterleiten.

Nach den Anrufen erhalten Sie oder Mitarbeiter von Ihnen eine Zusammenfassung des Anrufs mit der wichtigsten Information wie Name, Telefonnummer und Anliegen per E-Mail und auf Wunsch auch per SMS zugeschickt.

Falls ein Anruf außerhalb unserer Servicezeiten bei uns eingehen sollte, bekommen Sie per E-Mail eine Sprachnachricht zugeschickt. Somit können Sie sichergehen, dass Sie keinen Anruf mehr verpassen, immer für Ihre Kunden da sind und einen professionellen Eindruck bei Ihren Anrufern hinterlassen.

2. Ist ein kostenloser Test des Telefonservices möglich?

Wenn Sie Interesse an unserem Telefonservice oder Büroservice haben sollten, besteht natürlich die Möglichkeit, dass Sie unseren Telefonservice kostenlos ausprobieren.

Dafür gehen Sie auf unsere Webseite, geben Namen, Telefonnummer und E-mailadresse an und klicken auf den Button Testaccount anfordern.

Sie bekommen dann 2 Wochen ein Testaccount mit einer Gutschrift von 25€, die nach der Testphase verfällt.

Sie haben bei uns auch die Möglichkeit, verschiedene Pakete zu buchen und bezahlen nur pro eingegangenem Anruf, ohne sich weiter über die Anrufminuten Gedanken machen zu müssen.

Nach Ablauf der 2wöchigen Testphase geht der Service automatisch in einen Monatsservice über. Sie haben innerhalb der Testphase die Möglichkeit den Service jederzeit zu kündigen. Danach im gebuchten Service haben Sie auch eine faire Kündigungsfrist von 14 Tagen zum Monatsende.

Wenn Sie also mit unserem Service nicht zufrieden sein sollten, können Sie diesen ganz unproblematisch per E-Mail kündigen.

Falls Sie noch Fragen zu unserem Service oder den verschiedenen Paketen haben sollten, stehen wir Ihnen jederzeit beratend zur Seite.

3. Wie läuft die Anmeldung ab?

Eine Anmeldung bei unserem Telefonservice Cloudsecretary möchten wir für unsere Kunden natürlich so einfach wie möglich gestalten.

Sie melden sich einfach über folgendes Formular an:



Nach der Anmeldung bekommen Sie automatisch eine E-Mail von uns zugeschickt. Mit dieser Mail bekommen Sie Ihre Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen Onlineportal, bei dem Sie Ihre Anweisungen eintragen können damit unsere Sekretärinnen wissen, wie sie in Ihrem Namen ans Telefon gehen sollen.

Darüber hinaus bekommen Sie auch in der gleichen Mail noch einen Link zu einer Online Vereinbarung zugeschickt. Dort wählen Sie das für Sie passende Servicepaket aus und geben Ihre weiteren Daten an.
Nach Bestätigung dieser Vereinbarung bekommen Sie von uns eine Telefonnummer im System eingerichtet. Diese Nummer schicken wir Ihnen dann innerhalb kurzer Zeit per E-Mail zu.
Ab diesem Zeitpunkt haben Sie dann 14 Tage mit einer Gutschrift von 25€ um unseren Service kostenfrei auszuprobieren.

Falls Sie noch Fragen zum Ablauf der Anmeldung bei unserem Telefonservice haben sollten können Sie uns jederzeit erreichen.

4. Was bietet der Telefonservice?

Der Telefonservice und Büroservice Cloudsecretary bietet Ihnen virtuell all das, was Ihnen auch eine wirkliche Sekretärin bieten würde. Dafür ist es uns egal, ob sie einen Telefonservice München oder einen Telefonservice Hamburg benötigen.

Natürlich kann Cloudsecretary Ihnen keinen Kaffee kochen und Ihre Papiere auf den Tisch legen. Wir übernehmen aber sonst alle Tätigkeiten, die man Online erledigen kann.

Sie wählen in der Vereinbarung das entsprechende Servicepaket aus (Basis, Business oder Premium) und legen damit den Grundstein für unsere Serviceleistung.

Danach gehen wir für Sie ihn Ihrem Namen ans Telefon, genau so, wie es Ihre eigene Sekretärin tun würde. Wenn Sie möchten, dass bestimmte Anrufe weitergeleitet werden, müssen Sie dies nur in Ihrem Onlineportal eintragen.

Bei Bedarf verwalten wir auch Ihren Terminkalender und machen Termine für Sie aus bzw. verschieben oder löschen diese.

Mit Ihrem eigenen Onlineportal können Sie von überall aus Ihre Anweisungen verändern und aktualisieren, damit Ihre Sekretärinnen immer wissen was sie sagen sollen bzw. wann Sie in einem Meeting oder auf Reisen sind.

Wenn Sie zusätzliche Unterstützung bei Internetrecherche oder anderen Aufgaben benötigen, die Online erledigt werden können, stehen wir Ihnen auch gerne helfend zur Seite.

Haben Sie noch Fragen zu unserem Service? Wir beraten Sie gerne!

5. Wie werden Anrufe beantwortet?

Sobald Sie sich beim Telefonservice Cloudsecretary angemeldet haben, bekommen Sie Ihre Zugangsdaten zu Ihrem persönlichen Onlineportal zugeschickt. Dort haben Sie die Möglichkeit in Echtzeit Ihre Anweisungen einzutragen.

Wenn dann ein Anruf für Sie eingeht wird dies dann unseren Sekretärinnen entsprechend angezeigt. Diese melden sich dann in Ihrem Namen und bearbeiten den Anruf je nach Wunsch, leiten diesen an Ihre aufgeführten Kontakte weiter oder nehmen eine Bestellung für Sie auf.

Sie können Ihre Anweisungen tagesaktuell anpassen und auch Ausnahmen dort eintragen. Wenn Sie zum Beispiel nur zu bestimmten Zeiten oder Tagen Anrufe weitergeleitet haben möchten oder nur die Anrufe von zum Beispiel wichtigen Geschäftspartnern annehmen möchten, können Sie dies dort vermerken.

Wir geben die Information dann entsprechend an Ihre Anrufer weiter, teilen ihnen mit, das Sie unterwegs oder in einem wichtigen Meeting sind und sich innerhalb der nächsten Stunden mit ihm in Verbindung setzen werden.

Die Zusammenfassung des Anrufs bekommen Sie dann per E-Mail zugeschickt und können somit den Rückruf bei Ihrem Kunden tätigen, wann es Ihnen gerade am besten passt.

6. Merken die Anrufer, dass Externe die Anrufe beantworten?

Es ist natürlich so, dass ein Anrufer eine Firma anruft und möglichst nicht mit einem Callcenter sprechen möchte. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der Anrufer es möglichst nicht merkt, dass er zu einem externen Kundenservice weitergeleitet wurde.

Wir gehen in Ihrem Namen ans Telefon, das bedeutet, dass wir uns mit Ihrem Firmennamen melden, so wie Sie online Ihre Anweisungen festgelegt haben. Ein persönlicher Kontakt ist uns hierbei genauso wichtig wie Ihnen, um die Anliegen Ihrer Anrufer richtig bearbeiten zu können.

Je genauer Sie uns in Ihrem Onlinezugang definieren was wir mit Ihren Anrufen machen sollen, desto einfacher fällt es uns, auf die Belange Ihrer Anrufer richtig eingehen zu können.

Unser Telefonservice soll möglichst personalisiert sein um kompetent und zuverlässig Ihre Anrufe bearbeiten zu können.

7. Wie richte ich die Rufumleitung ein?

Unser Telefonservice richtet Ihnen Systemintern eine Telefon oder Faxnummer ein. Diese bekommen Sie dann per E-Mail mitgeteilt und können ab diesem Moment anfangen Ihre Anrufe zu uns umzuleiten.

Sie müssen dann in Ihrer Telefonanlage oder in Ihrem Handy die Anrufweiterleitung auf die von uns angegebene Nummer aktivieren, so dass wir dann Ihre Anrufe annehmen können. Einmal mit der Bedienungsanleitung eingerichtet, sollte die Anrufweiterleitung danach per simplen Knopfdruck aktiviert werden können.

Danach haben Sie die Wahl der direkten oder indirekten Rufumleitung. Bei der direkten Rufumleitung werden unserem Telefonservice die Anrufe sofort zugestellt, bei der indirekten Rufumleitung klingelt es zuerst bei Ihnen, bevor dann nach 2 oder 3 maligem Klingeln die Anrufe zu uns weitergeleitet werden.

Innerhalb unserer Servicezeiten von Montag bis Freitag von 8-18 Uhr können Sie Ihre Weiterleitung so gestalten wie es gerade für Sie passend ist, ohne dies vorher mit uns klären zu müssen. Sie leiten die Anrufe weiter, wir gehen dran!

8. Wie werde ich über die Anrufe informiert?

Wir von Cloudsecretary gehen bei unserem Telefonservice in Ihrem Namen ans Telefon und beantworten Ihre eingehenden Anrufe so wie von Ihnen gewünscht. Die Anrufe Ihrer Kunden und Geschäftspartner werden kompetent und zuverlässig von uns beantwortet.

Unser Telefonservice nimmt gemäß Ihren Anweisungen den Anruf entgegen, nimmt die notwendigen Daten auf und leitet eine Zusammenfassung des Anrufs per E-Mail oder SMS an die von Ihnen angegebene Person weiter.

Sie haben die Möglichkeit mehrere Kontaktpersonen anzugeben, so dass die Anrufinformation abhängig vom Thema, direkt der entsprechenden Person zugeschickt werden kann.

Die Anrufnotiz enthält im Normalfall den Namen des Anrufers, gegebenenfalls die Firma, eine Telefonnummer und das Anliegen des Anrufers.

Außerhalb unserer Geschäftszeiten sowie an Sonn- und Feiertagen geht ein automatischer Anrufbeantworter ans Telefon. Es handelt sich hierbei um eine allgemeine Ansage, die von Ihnen aber auch personalisiert werden kann.

Wenn der Anrufer Ihnen eine Nachricht hinterlässt bekommen Sie diese per E-Mail als Sprachdatei zugeschickt.

9. Kann ich den Tarif wechseln?

Natürlich haben Sie bei unserem Telefonservice auch die Möglichkeit Ihren Tarif Ihren jeweiligen Bedürfnissen anzupassen.

Wenn Sie am Anfang das Basispaket aktiviert haben und dann feststellen, dass Ihr Anrufaufkommen doch größer ist als erwartet, können Sie auch in den Businesstarif wechseln.

Dies können Sie uns per E-Mail oder Telefon mitteilen, wir aktivieren den Wechsel dann für den kommenden Monat für Sie, ohne dass dadurch zusätzliche Kosten für Sie entstehen.

10. Wie sind die Kündigungsfristen?

Cloudsecretary bietet einen flexiblen Telefonservice und hat deswegen auch keine Mindestvertragslaufzeit.

So kann man zum Beispiel innerhalb der 14 tägigen Probephase per Anruf oder E-Mail sofort kündigen und auch im weiteren Verlauf des Services gibt es nur eine Kündigungsfrist von 14 Tagen zum Monatsende.

So können Sie unseren Service Ihren Bedürfnissen anpassen, ohne einen langfristigen Vertrag eingehen zu müssen aus dem Sie dann nicht mehr rauskommen.

Wir bieten Ihnen sehr günstige Tarife mit fairen Kündigungsfristen.

11. Welche Serviceleistungen werden sonst noch angeboten?

Der Hauptfokus des Telefonsekretariats Cloudsecretary liegt auf der Anrufannahme. Diese Anrufe werden wunschgemäß zusammengefasst und der Kunde wird dann entsprechend über die Anrufe informiert.

Es besteht auch die Möglichkeit, sich die Anrufe auf definierte Telefone weiterleiten zu lassen. Dies muss einfach in den Anweisungen festgelegt werden und kostet 0,50€ pro Weiterleitungsversuch, unabhängig von der Dauer des Anrufs.

Sie haben auch die Möglichkeit, in Ihrem Online Portal weitere Kontakte von Mitarbeitern anzulegen. Diese können somit per E-Mail Information zu eingegangenen Anrufen empfangen oder auch von uns weitergeleitete Anrufe in Empfang nehmen.

Darüber hinaus können wir auch über Google Kalender Ihren Terminkalender verwalten. Wenn ein Kunde anruft und einen Termin bei Ihnen haben möchte tragen wir diesen in Ihren Kalender ein, ändern den Termin oder löschen auch Termine. Danach werden Sie über den Vorgang per E-Mail benachrichtigt. Die Kosten pro Bearbeitung des Terminkalenders belaufen sich auf 0,80€ pro Vorgang.

Wenn Sie jemanden benötigen der Internetrecherche betreibt oder Online Arbeiten für Sie ausführt, dann können wir auch das für Sie erledigen. Dafür haben wir Stundenpakete, die wir Ihnen anbieten können.

Sie können über uns Faxe verschicken und empfangen und Ihren Anrufbeantworter personalisieren.

12. Wie sind die Servicezeiten?

Der Telefonservice von Cloudsecretary bietet Ihnen die Flexibilität die Sie in Ihrem Business benötigen. Sie können Ihre Anrufe von Montag bis Freitag von 8-18 Uhr zu uns umleiten, wir gehen dann in Ihrem Namen ans Telefon.

Sie sind eine Woche im Urlaub oder haben den ganzen Tag Meetings? Kein Problem, leiten Sie Ihre Anrufe einfach zu uns weiter, wir informieren Ihre Kunden und Geschäftspartner ab wann Sie wieder erreichbar sind bzw. wann Sie sich bei ihnen melden werden.

Außerhalb der Geschäftszeiten sowie an Sonn- und nationalen Feiertagen geht ein Anrufbeantworter für Sie ans Telefon.

Sobald ein Anrufer eine Nachricht hinterlässt bekommen Sie eine Sprachdatei per E-Mail zugeschickt. Somit verpassen Sie keinen Anruf mehr.

13. Wie sind die Zahlungsmodalitäten?

Wenn Sie die Servicevereinbarung mit dem Büroservice Cloudsecretary abschließen können Sie unter 2 verschiedenen Zahlungsmodalitäten auswählen.

Wir stellen hierfür das Lastschriftverfahren und die Bezahlung per Kreditkarte zur Auswahl.

Nach Ablauf eines Monats erhalten Sie am Anfang des Folgemonats per E-Mail eine detaillierte Rechnung von uns, die dann wenige Tage später auf Ihrem Konto bzw. Ihrer Kreditkarte belastet wird.

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