Was kann eine virtuelle Sekretärin für Sie tun?


19. November 2015 in von Michael Gottron
virtuelle Sekretärin

Virtuelle Sekretärin, haben Sie schon einmal davon gehört?

Wer benötigt denn sowas bzw. was bringt mir das?

Auf der einen Seite ist eine virtuelle Sekretärin wie Ihre typische Sekretärin in der Firma.

Auf der anderen Seite sind sie alles Andere außer „typisch“.

Sie haben die Fähigkeiten, von administrativen über technische bis hin zu kreativen Aufgaben abzudecken. Somit hat die virtuelle Sekretärin sich als eine der ultimativen Bequemlichkeiten in der technischen Industriebranche entpuppt – dank ihres Angebots an diversen Multitasking Jobs.

Eine virtuelle Sekretärin kann alles für Sie tun, solange sie mit dem Internet verbunden ist.

Eine virtuelle Sekretärin garantiert, dass Ihre Anrufe abgewickelt werden

Ihr digitales Marketing-Business ist für die Klientel eröffnet worden. Vor Fertigstellung Ihrer Webseite und dem Druck Ihrer Visitenkarten haben Sie sich geschworen, dass Sie jeden einzelnen Anruf beantworten werden. Dies war Ihr Gedanke, um den Kunden eine starke Marke zu bieten. Es ist schließlich immer angenehm für den Kunden, wenn er den Chef persönlich am Telefon sprechen kann.

Nach drei Wochen haben Sie gemerkt, warum die CEOs von Elon Musk bis hin zu Mark Zuckerberg ihre Anrufe nicht entgegennehmen. Sie lassen dies eine Sekretärin für sich tut.

Einerseits werden nicht alle Anrufe Anfragen mit sich bringen. Meistens rufen Telemarketing-Unternehmen an, die Ihre Nummer auf Ihrer Webseite gefunden haben und melden sich mit einer ultimativen Software zum Telefonieren.

Andererseits dauern Kundengespräche meistens länger. Die beste Methode, beides unter einen Hut zu kriegen, besteht darin, die Anrufe zu filtern.

Mit einer virtuellen Sekretärin werden diese Anrufe sachgemäß abgehandelt. Die unerwünschten Anrufe landen auf der „gesperrten“ Liste. Das sind die, die sozusagen die Leiter der programmierten Termine behindern.

Schluss mit den unerwünschten Anrufen, die Ihnen einen Haufen Zeit und Energie rauben. nd auch keine Kundenanrufe mehr, die bloß zeitaufwendig sind.

Eine online Sekretärin  kann nicht nur Anrufe entgegennehmen, sondern auch solche in Ihrem Namen tätigen. Sei es um bei einem Treffen mit Kunden Ihre Anwesenheit zu bestätigen oder um Ihren Cousin daran zu erinnern, dass in zwei Wochen ein Konzert stattfindet. Alles was Sie tun müssen, ist, der Dame Zugriff auf Ihren Online-Kalender zu geben.

Das geht schnell und ist praktisch.

Eine virtuelle Sekretärin garantiert Ihnen, dass jeder „Wunsch“ in Erfüllung geht

Es geht hier nicht um das Märchen des Geistes in der Flasche. Es ist aber sicherlich so, dass Sie neben der Anrufannahme und der Aktualisierung Ihres Kalenders und Ihrer Termine, bestimmt noch andere Aufgaben haben, die Ihre virtuelle Sekretärin für Sie erledigen kann.

Sie kann zum Beispiel die vielen E-Mails in Ihrer Mailbox checken und ggf. beantworten. Es kann sich um Spam oder um Kundennachrichten handeln Sie können immer aufatmen, weil Sie wissen, dass jemand diese E-Mails gecheckt hat.

So gerne Sie dies auch selber tun würden, müssen Sie Ihre Zeit anderen Dingen widmen. Sie können nicht alle E-Mails überprüfen und sollten sich um wichtige Sachen kümmern wie das Lesen des Kundenfeedbacks im Facebook Ihres Unternehmens und bei Twitter.

Die virtuelle Sekretärin ist darin geübt, unwichtige E-Mails von wichtigen zu trennen. Die extrem Vorrangigen sieht sie sofort, andere landen im Spam-Ordner.

Sie wird dies gerne für Sie tun.

Was die virtuelle Sekretärin noch übernehmen kann

Auch wenn Sie es geschafft haben, Ihre Facebook-Seite einzurichten, aber es kompliziert finden, diese ständig zu updaten, so können Sie diese Aufgabe der Sekretärin als zusätzliche Aufgabe anvertrauen. Das Gleiche gilt für Twitter.

Heutzutage läuft alles über das Internet. Dies war früher unmöglich. Nun kann man innerhalb von ein paar Minuten eine Aufgabe einer anderen Person überlassen.

Aber das ist noch nicht alles: die virtuelle Sekretärin kann sogar diese Aufgaben für Sie allein durchführen, wenn Sie meinen, dass Sie dies tun sollte. Sie kann Dateien verwalten, Datenbanken erstellen, Internetsuchen durchführen.

Darüber hinaus kann Sie Hotels und Flüge buchen, Transkripitionen machen, Berichte erstellen, Slideshows vorbereiten, Leute engagieren, den Blog Ihres Unternehmens verwalten (sofern Sie einen haben) usw.

Eine virtuelle Sekretärin kann natürlich keine Wunder wirken, wenn Ihr Berufsleben unter dem Druck der vielen Verantwortungen zu ersticken scheint.

Sie wird Sie stets unterstützen, virtuell, um Ihnen die Last ein wenig abzunehmen.

Somit können Sie sich auf das Kerngeschäft des Verkaufs oder der Dienstleistung konzentrieren.

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